10年HR忠告:精通这3种基础能力,面试进入复试阶段几率大为提高

时间:2023-08-30 21:36:16编辑:小淘

时隔1个多月,我们终于迎来了来之不易的复工。

企业的HR们,也开始迎来了雪片似的求职简历和一场场的面试。

为了减少人员聚焦,公司的初试采取了在线答题的模式,时长为1个小时。

临近尾声,突然有5位求职者不约而同的在线咨询:“用Word怎么才能自动生成目录”?

看着简历,这里面有2人履历写着“工作4年”;有2人特长写着“熟悉办公软件”;有1人技能写着“计算机二级”。这5位求职者应聘的同属文职岗位。

我们很纠结,但最终这5人均没通过初试。

要知道,Word 、PPT和Excel堪称职场办公软件中的“三架马车”,负责应对不同的办公需要,这是最基础的能力。

回顾以往,似乎这样“不精通基础能力”的求职者不在少数。

Word 、PPT和Excel不是我们到了职场才接触的工具。

基本上在我们大学期间,因为论文或者讲课等事情,就会运用这些软件,但当时多是入门程度。

到了职场,显然仅是入门还是不够的。虽然很多刚刚大学毕业的求职者在简历上会写着“计算机二级”、“熟悉办公软件”等文字。但实际情况是:

Word:只是知道Ctrl+C/V 快捷键,是复制粘贴;

Excel:只是知道录入数据,求和相加;

PPT:只是知道免费下载,套用模板。

殊不知,在职场中:

Word用得好不好,可以反映职场人对文字材料有没有一个清晰的逻辑架构能力!

Excel用得好不好,可以反映职场人对数据材料有没有一个准确的抽象思考能力!

PPT用得好不好,可以反映职场人对图片材料有没有一个丰富的视觉呈现能力!

上学时候,基本上是没有人或课程来专门教我们如何运用Word 、Excel和PPT(除非你是计算机专业,可能学的还会多一点)。但是入职后,公司又要求必须精通Word 、PPT和Excel。

确实有点衔接不上。但是“机会往往是留给有准备的人”。而且退一步讲,真正到了职场,也没有人有义务去教你,一切都得靠自己去摸索和学习。

那么,何不结果前置呢?在求职前,就精通这3种基础能力。

在很多人心中,Word就是码字的,然后保存,拷贝U盘打印。最多知道如何调整字体字号、段落间距等就可以了。

这是一个非常大的误解。不得不说,三个办公软件中,最常用就是Word、,而它远比我们知道的要功能强大和复杂得多,甚至它有许多高级功能,例如:

制表功能:用Word做数据分析,文档一秒变表格,甚至不输Excel。Word文档还可以秒变PPT。

协作功能:团队队协完成一份报告、标书时,主力选手制作好的模板分发给其他协作者,这样大家使用统一的模板后格式就可以保持高度一致,可以免去统稿工作。

自动排序功能:条理清晰,模块化呈现,辅以导航窗格功能,自动呈现文档目录,让人清晰了解文章结构。

Word的功能不只以上这些,还有很多功能等待职场人学习,可以说Word作为最高频使用的办公工具,是你个人职场专业性的一种体现。

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这时,Excel的作用就凸显了。

Excel可完成表格输入、统计、分析等多项工作,还可以生成精美直观的表格、图表。往小处说,它是一个计算器,加减乘除样样行;往大处说,可对数据进行记录、计算与分析,为公司决策提供有效的参考。

有人可能或觉得,对于会计职业,或者一个公司的财务负责人来说,Excel可以提升他们的效率,但对于一般员工来说,没什么实际作用。

非也。

Excel的作用除了数据计算,更是培养一个人的数据格局。

如果你是管理者,你可以用Excel做工作规划,每日、每月,甚至全年,都可以用Excel记录数据和基础文字,使管理工作井井有条;如果你是一般职员,可以用Excel做项目策划,把繁杂的信息进行分门别类,然后通过表格、图表等方式,可视化呈现,一目了然。

“一份PPT卖到30万”、“靠PPT收费模版年赚百万”……这样的信息,我们会质疑,会觉得“这怎么可能”!但这确实是事实。

如果说Word和Excel,只要你学习、熟记,并且多运用,可能可以掌握个八九不离十。但是PPT,不仅融合了Word和Excel的优点,还融合了如声音、动画和视频等其他功能,是是一项包含审美艺术的“技术工种”。

对于很多普通职场人来说,达不到“PPT大神”级别绝非一件易事。但是对于我们来说,PPT的基本功能,还是应该学习的。比如如何使用母版进行批量修改,又或者如何一分钟智能抠图等。

在此基础上,去思考如何通过PPT,让自己的报告、产品演示或者广告宣传在简单、大方、生动的情况下,吸引眼球。

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